1. Общие положения
1.1.
Настоящее Положение
о
порядке
ведения
личных
дел
работников организации, осуществляющей образовательную деятельность, разработано
в соответствии с Федеральным законом № 273-ФЗ от 29.12.2012 «Об образовании в
Российской Федерации» с изменениями от 4 августа 2023 года, Федеральным законом от
27.07.2006 № 152 «О персональных данных» с изменениями от 6 февраля 2023 года,
Указом Президента от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных
данных государственного служащего Российской Федерации и ведении его личного
дела», Трудовым Кодексом Российской Федерации, Коллективным договором, Уставом
организации, осуществляющей образовательную деятельность.
1.2. Данное Положение определяет порядок ведения личных дел педагогов и иных
сотрудников и работников школы, определяет порядок формирования, учета и хранения,
выдачи личных дел во временное пользование, а также ответственность, права
работников и директора образовательной организации.
1.3. Настоящее Положение утверждается приказом по школе и является
обязательным для всех категорий педагогических и других сотрудников школы.
1.4. Ведение личных дел педагогов и сотрудников школы возлагается на
специалиста по кадрам организации, осуществляющей образовательную деятельность.
1.5. Личное дело – основной документ персонального учета, содержащий наиболее
полные сведения о работнике образовательной организации и его трудовой
деятельности. В личное дело вносятся сведения, связанные с поступлением на работу и
увольнением.
1.6. Сведения, содержащиеся в личном деле, относятся к конфиденциальной
информации, имеют ограниченный доступ и разглашению не подлежат.
1.7. Личное дело ведется в течение всего периода работы работника.
1.8. Ведение нескольких личных дел одного работника образовательной
организации не допускается.
2.

Порядок формирования личных дел педагогов и сотрудников

2.1. Формирование личного дела педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации производится непосредственно после приема в общеобразовательную
организацию или перевода педагогов и сотрудников из другой образовательной
организации.
2.2. В соответствии с нормативными документами в личные дела педагогов и
сотрудников
организации,
осуществляющей
образовательную
деятельность,
вкладываются следующие документы:
Для педагогов:
личный листок по учету кадров;
дополнение к личному листку по учету кадров;
заявление о приеме на работу;
согласие на обработку персональных данных педагога;
приказ о приеме на работу;
автобиография
приказ о переводе на иную должность (при наличии);
трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к
трудовому договору);

копии документов об образовании;
копии документов о повышении квалификации;
копии документов о присвоении квалификационной категории или прохождении
аттестации;
копии ведомственных наград и поощрений.
Для работников:
заявление о приеме на работу;
личный листок по учету кадров;
дополнение к личному листку по учету кадров;
заявление о приеме на работу;
согласие на обработку персональных данных педагога;
приказ о приеме на работу;
автобиография
приказ о переводе на иную должность (при наличии);
трудовой договор (с последующим включением дополнительных соглашений к
трудовому договору);
копии документов об образовании;
Работодатель оформляет:
трудовой договор в двух экземплярах;
приказ о приеме на работу (о перемещении на другие должности);
должностную инструкцию в двух экземплярах.
Работодатель знакомит:
с нормативно-правовыми документами школы (Уставом, Коллективным
договором, Правилами трудового распорядка и др. локальными актами); с должностной
инструкцией;
проводит вводный инструктаж, инструктаж по охране труда, инструктаж по
противопожарной безопасности.
2.3. Первичное оформление личного дела предусматривает:
присвоение личному делу номера согласно журналу регистрации личных дел;
проставление на обложке личного дела следующих реквизитов: полное наименование
общеобразовательной организации; номер личного дела; фамилия имя отчество
работника в именительном падеже;
помещение документов, подлежащих хранению в составе личных дел, в
хронологическом порядке.
2.4. С целью обеспечения надлежащей сохранности личного дела педагогов и
сотрудников общеобразовательной организации и удобства в обращении с ним при
формировании документы помещаются в отдельную папку.
2.5. Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле, должна содержать
сведения о порядковых номерах, наименованиях документов дела.
2.6. Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме.
3. Порядок ведения личных дел педагогов и сотрудников организации,
осуществляющей образовательную деятельность
3.1. Личное дело педагогов и сотрудников общеобразовательной организации
ведется в течение всего периода работы каждого педагога и сотрудника в
общеобразовательной организации.

3.2. Дальнейшее ведение личного дела педагогов и сотрудников
общеобразовательной организации предусматривает помещение в дело документов,
образующихся в процессе рабочей деятельности и имеющих значение для трудовых
отношений:
дополнение к личному листку по учету кадров;
дополнительные соглашения к трудовому договору;
копии приказов по личному составу, которые касаются педагогов и сотрудников
общеобразовательной организации;
иные документы.
3.3. В целях обеспечения контроля за сохранностью и актуальностью личных дел в
общеобразовательной организации ежегодно производится проверка их наличия и
состояния. Результаты проверки личных дел в обязательном порядке доводятся до
директора общеобразовательной организации.
4. Порядок учѐта и хранения личных дел педагогов и сотрудников
организации, осуществляющей образовательную деятельность
4.1. Хранение и учет личных дел педагогов и сотрудников организации,
осуществляющей образовательную деятельность, организуются с целью быстрого и
безошибочного поиска личных дел, обеспечения их сохранности, а также обеспечения
конфиденциальности сведений, содержащихся в документах личных дел, от
несанкционированного доступа.
4.2. Личные дела сотрудников хранятся в специально отведенном месте
общеобразовательной организации.
4.3. Трудовые книжки хранятся отдельно в сейфе.
4.4. Доступ к личным делам педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации имеют только секретарь, специалист по кадрам, директор
общеобразовательной организации либо заместители директора при исполнении
обязанностей директора общеобразовательной организации.
4.5. Систематизация личных дел педагогов и сотрудников общеобразовательной
организации производится в алфавитном порядке.
4.6. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации,
имеющих государственные звания, премии, награды, ученые степени и звания, хранятся
постоянно, а остальных сотрудников – 75 лет с года увольнения работника (в
соответствии с Перечнем типовых управленческих документов).
5. Порядок выдачи личных дел во временное пользование
5.1. Выдача личных дел (отдельных документов в составе личного дела) во
временное пользование производится с разрешения директора общеобразовательной
организации по заявлению сотрудника организации, осуществляющей образовательную
деятельность.
5.2. Работа (ознакомление) с личными делами педагогов и сотрудников
общеобразовательной организации производится в кабинете заместителя директора. В
конце рабочего дня специалист, ответственный за кадровое делопроизводство, обязан
убедиться в том, что все личные дела, выданные во временное пользование, возвращены
на место хранения и есть ли необходимость для принятия мер к их возвращению или
розыску.

5.3. Изъятие отдельных документов из личного дела производится с разрешения
директора общеобразовательной организации с оформлением соответствующей записи в
графе «Примечание» внутренней описи. При временном изъятии документа на его место
(между листами соседних документов) вкладывается справка-заместитель с указанием
даты и причин изъятия с подписью лица, выдавшего документ, и подписью лица,
получившего его во временное пользование.
6. Оформление личных дел перед сдачей в архив
6.1. Оформление личных дел для передачи в архив производится специалистом по
кадрам общеобразовательной организации.
6.2. Передача личных дел в архив осуществляется не позднее трех лет после
завершения их в делопроизводстве в соответствии с графиком. Предварительно
секретарем, специалистом по кадрам проверяется полнота и правильность подготовки
личных дел к передаче. Выявленные при проверке недостатки устраняются секретарем,
специалистом по кадрам.
6.3. Личные дела педагогов и сотрудников общеобразовательной организации,
законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, хранятся 75 лет, после 1 января
2003 года – 50 лет.
7. Ответственность
7.1. Педагоги и сотрудники общеобразовательной организации обязаны
своевременно представлять специалисту, ответственному за кадровое делопроизводство,
сведения об изменении в персональных данных, включенных в состав личного дела.
7.2. Работодатель обеспечивает: сохранность личных дел педагогов и сотрудников
общеобразовательной организации; конфиденциальность сведений, содержащихся в
личных делах педагогов и сотрудников.
8. Права работодателя и работника
8.1. Для обеспечения защиты персональных данных, которые хранятся в личных
делах педагогов и сотрудников общеобразовательной организации, педагоги и
сотрудники общеобразовательной организации имеют право:
получить полную информацию о своих персональных данных и обработке этих
данных;
получить свободный доступ к своим персональным данным;
получить копии документов, хранящиеся в личном деле и содержащие
персональные данные;
требовать исключения или исправления неверных и неполных персональных
данных.
8.2. Работодатель имеет право:
обрабатывать
персональные
данные
педагогов
и
сотрудников
общеобразовательной организации, в том числе и на электронных носителях;
запросить от педагогов и сотрудников общеобразовательной организации всю
необходимую информацию для ведения личных дел и обработки персональных данных.

9. Заключительные положения
9.1. Настоящее Положение о порядке ведения личных дел работников является
локальным нормативным актом, принимается на собрании трудового коллектива
организации и утверждается приказом директора организации.
9.2. Все изменения и дополнения, вносимые в настоящее Положение,
оформляются в письменной форме в соответствии действующим законодательством
Российской Федерации.
9.3. Положение о порядке ведения личных дел работников образовательной
организации принимается на неопределенный срок. Изменения и дополнения к
Положению принимаются в порядке, предусмотренном п.9.1. настоящего Положения.
9.4. После принятия Положения (или изменений и дополнений отдельных пунктов
и разделов) в новой редакции предыдущая редакция автоматически утрачивает силу.